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réunion du 16/02/2014

 

Réunion du Dimanche 16 février 2014 à Monsols

 

Le 16 janvier 2014 à 10h15, la réunion débute sous la présidence de Mme Sophie DUSSUD, en présence de douze adhérents de l’association :

Mr Marcel DESCHAMPS (vice-président), Mme Nelly LAURENT(Secrétaire), Mr Patrick FRANCON(adjoint secrétaire), Mr Christophe LARGE (trésorier), Mr Pascal BARRAT-FOULLON, Mme Elisabeth  JACQUET, Mme Simone CHARNAY, Mr Éric GAUDET, Mr Cyrille JAFFRE, Mme Claudette Edouard, Mme Véronique THOMAS, Mr Thierry Michel

A l’ordre du jour :

1)    Choix menu demi-décade, présentation du courrier qui sera envoyé pour la participation de cette journée

2)    Préparation du LOTO BOUSE

 

1)    Demi-décade

Rappel la demi-décade aura lieu le Samedi 17 mai 2014 .

Choix des menus proposés : 

Menu à 18 € + 2 €  supplément (Kir +café)

Salade paysanne (lardons, œuf) ou terrine poissons maison
          ---------------
sauté de veau aux olives ou poulet fermier à la crème
           -------------
   fromage aux choix  
           -------------
 tarte framboise Ou  vacherin cassis/ vanille

Pour le restaurant, capacité maximum 45 personnes.

Suite au vote des personnes présentent, nous avons retenu :

Menu à 20 €
salade paysanne (lardons, œuf) //poulet fermier à la crème// fromage aux choix//

 Tarte framboise.

Pour le dessert, impossible pour  le restaurateur, de nous laisser le dessert au choix le jour même. Autre proposition, tarte aux pommes avec boule de glace vanille. C’est finalement ce qui est retenu.

Pour le courrier, voir pièce jointe, un coupon réponse devait être joint, il est décidé de le mettre en pied de page. Après discussion, nous avons opté pour un retour d’un chèque à l’ordre de l’amicale avec l’inscription à cette journée.

Rappel, la journée peut se faire en famille (enfants conjoints …), sauf pour le restaurant le soir, seul “ les conjoints” (enfin même sans le titre !) sont invités.

Liste des tâches à effectuer :

       Marcel s’occupe de faire la demande pour le stationnement, parking dans le pré en face.

       Babeth, passera à la boutique du col de Crie pour obtenir la salle en cas de mauvais temps et lui dire qu’on prendra les cubis de vins.

 

2)    Préparation de la  manifestation  du 7 septembre 2014 :

La précédente date tombant en même temps que l’auto cross, changement pour :

                                le Dimanche 7 septembre

Pour la tranche horaire, nous partons sur 11h – 18h

Choix de fin de matinée pour le marché artisanal et de produits locaux, tranche horaire du repas pour vendre à la buvette, sandwich, saucisses au barbecue …

ANIMATIONS :

Christophe s’est renseigné auprès de Pechard coût 800€, partant pour l’animation du loto, mais pour le moment, il attend une réponse de  la foire de Montmerle qui a lieu à la même date. Il peut nous envoyer une autre personne…

Pas d’autres pistes … à creuser

JEUX :

Pour les jeux en bois, j’ai vu pas de soucis le sou des écoles nous les prête, et l’autre personne aussi.

Pour les châteaux gonflables, j’ai contacté le Manège Enchanté, location de structure entre 180 et 300€ installation comprise hors déplacement.

Bernadette devait nous donner les tarifs de la location qu’elle connait, livraison installation et personne sur place pour gérer… Je vais voir avec elle et pour d’autres points.

A savoir, que le jour J, il nous faut une personne pour gérer le roulement des enfants sur la structure, surveillance et respect des règles. Tarif pour les 10 ou 15 min à définir.

PUBLICITE  pour le LOTO BOUSE :

            Babeth a déjà vu avec Chérie FM, pas de soucis. Elle voit également avec d’autres dans sa liste     de contact.

REGLEMENT DU LOTO BOUSE :

            2 types de règlement proposés, nous optons pour le règlement simplifié qu’il faut aménager.

Chacun d’entre vous, doit me faire parvenir les modifications à apporter par mail, avant la prochaine réunion. Pour ceux qui ne l’ont pas eu à la réunion voir en pièce jointe.

 DISPOSITIONS A PRENDRE POUR LE TERRAIN DU LOTO

-       Public derrière le grillage

-       Clôture électrique à prévoir pour séparation du terrain

-       Traçage des cases, reporté sur des tableaux papiers avec des numéros par case, zone « franche pour le début du jeu à délimiter, et autour du terrain près de la barrière.

-       Trouver 3 vaches dociles et son propriétaire (mini 2)

 COMMUNICATION + Billets de tombola :

Sur les quelques devis déjà effectués :

DG PROMO à Belleville, nous pensons finalement que le format des affiches en A2 est trop grand.

Patrick va donc revoir pour du A3 ainsi que pour 1000 tracts (flyers) en A5 ; le poste des tickets de tombola étant élévé (40 carnets de 20 tickets soit 800 billet) 170€ HT

Sur internet,

IMPACKNUIT :

80 carnets de 25 tickets soit 2000 billets  117.60 TTC conception maquette inclus + 13.84 € port

Sur la base de ticket avec 1 souche et 2 parties détachables impression noir sur papier couleur 80g, assemblage  par 25 dimension 7 x  14.5cm (standard)

La question est de savoir : ajouter la date et Loto bouse ?, ce qui rend inutilisable les billets invendus pour une autre année …. ?? merci de me donner votre avis

ASK DISTRIBUTION :

Coût bien moindre, mais billets tout simple, sans pré inscription sur souche et tickets ; Impossible aussi, d’avoir un conditionnement par carnets de 25 tickets. Conditionnement 10 carnets de 100 tickets.

Pour 2000 billets : 40.02€ TTC

BUREAUTIQUE 71 à Macon   (fait depuis la réunion, je me déplacerai par la suite)

Pour 2000 billets avec inscriptions sur souche et tickets = 158€ TTC  fichier à fournir pour maquette en pdf.

Pour 50 affiches en A3 quadri sur papier 100g + 1000 flyers A5 = 142 € TTC fournir fichier, le notre peut être amélioré sur devis au moment de la commande, mais cela ne coûte pas très cher.

En pièce jointe, ce que j’avais bricolé pour une idée, peut-elle être améliorée pour servir de maquette, j’attends vos suggestions…C’est ce fichier que j’ai transmis à bureautique 71 pour leur donner une idée. 

LISTE DES CHARGES POUR LE LOTO BOUSE :

Animation 800 €

Structure gonflable 200 €

Assurance à payer 200 €

Lots 1800€  ( dans l’idée : le 1er à 1000€, le 2ème à 500€ et le 3ème à 300€)

DEPOT DES AFFICHES et POINT DE VENTE DES TICKETS DE TOMBOLA :

Tous les commerçants de Monsols seront à démarcher, pour déposer les affiches et proposer un dépôt de carnets de tickets de tombola.

Tracts à mettre chez les producteurs également.

 Liste des tâches à effectuer pour la prochaine réunion :

       Christophe, s’occupe d’officialiser la demande d’autorisation écrite à la mairie pour le prêt du stade de foot de Monsols. Egalement de passer chez l’assureur remettre en route l’assurance responsabilité civile pour l’année, et d’obtenir pour la prochaine réunion,  la liste à l’office du tourisme des producteurs artisans, pour les convier.

       Nelly s’occupe du menu à confirmer au restaurant (ok fait)

       Nelly et Patrick s’occupent de préparer un courrier pour inviter les producteurs ou artisans, chèque de caution de 50€ demandé pour la réservation et restitué le jour du Loto bouse. (ok fait)

       Patrick revoit avec DG PROMO le devis pour les affiches et flyers, ainsi que leur besoin pour créer une maquette

       Trouver des sponsors pour encarts publicitaires sur l’affiche (commerçants, caisse d’épargne, grande surface ou autres ….)

       Trouver un  autre animateur (devis)

       Devis pour structure gonflable

       Idées concrètes pour les 3 lots, le 1er lot étant un voyage (destination devis agence)

       Etablir un règlement du jeu (j’attends vos infos à ce sujet)

       Simone et moi  irons voir Jean-Claude DUBUIS, pour lui demander sa participation avec des vaches….

Une prochaine réunion est donc fixée au Samedi 15 mars 2014 à 18h  au caveau de la mairie, suivie d’une petite «bouffe » entre nous, chacun apporte quelque chose

 

Sophie DUSSUD

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