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réunion du 15/03/2014

 

Réunion du Samedi 15 Mars 2014 à 18h à Monsols

 

Le 15 mars 2014 à 18h30, la réunion débute sous la présidence de Mme Sophie DUSSUD, en présence de :

Mr Marcel DESCHAMPS (vice-président), Mme Nelly LAURENT(Secrétaire), Mr Patrick FRANCON (adjoint secrétaire), Mr Christophe LARGE (trésorier), Mme Elisabeth  JACQUET, Mme Simone CHARNAY, Mme Annie JAFFRE, Mme Vivianne VERE

1)    Préparation du loto bouse le 7 septembre 2014 :

Christophe a officialisé la demande d’autorisation à la mairie pour le prêt du stade de foot de Monsols. Nous avons reçu l’accord écrit de la Mairie.

Il a également fait une liste de producteurs

Point sur les assureurs, nous retenons notre ancien assureur, moins coûteux et moins de contraintes administratives. Coût 110€

ANIMATIONS 

Après une discussion sur les frais élevés de ce poste, il nous parait indispensable de confier ce travail à une personne ayant une expérience d’animation de « foire », pour ne pas compromettre la pub de notre 1er loto bouse.

Nous devons prendre une décision rapidement, pour réserver quelqu’un à la prochaine réunion

Pas d’autres pistes … à creuser

JEUX :

Bernadette doit nous donner les tarifs de la location qu’elle connaît, livraison installation et 1 personne sur place pour gérer.

Il faudra prévoir de l’électricité pour cette animation.

 

COMMUNICATION + Billets de tombola :

Patrick nous présente la maquette qu’il a réalisée.

Devis déjà effectués :

DG PROMO à Belleville

BUREAUTIQUE 71 à Macon   

Présentation de ma maquette pour les tickets de tombola :

Organisateur, date et lieu du loto bouse, prix du ticket et les 3 lots seront imprimés sur les tickets.

Présentation du programme informatique pour effectuer le tirage aléatoire des tickets pour les affecter sur un tableau.

La vente des tickets devra être arrêtée ½ heure à 45 min avant le début de la manifestation, pour aller imprimer et venir mettre en place les différents tableaux

 

DEPOT DES AFFICHES et POINT DE VENTE DES TICKETS DE TOMBOLA :

Tous les commerçants de Monsols sont à démarcher pour

1)    Obtenir des encarts publicitaires, carte de visite avec règlement à récupérer rapidement pour transmettre à l’imprimeur.

2)    déposer une affiche et proposer un point de vente (dépôt de carnets de tickets de tombola).

POINT SUR LES IDEES DES 3 LOTS A RETENIR :

Voyage, télévision, home-cinéma, tablette tactile, vol en mongolfière, baptême en hélicoptère, stage pilotage.

Après vote, nous avons opté pour :

1 er lot : Un bon pour un voyage d’une valeur de 1000€

2ème lot : Une télévision écran plat (valeur maxi 500€)

3ème lot : Un bon pour un baptême en hélicoptère (valeur maxi 300€)

 Liste des tâches à effectuer pour la prochaine réunion :

  • Nelly et moi envoyons les courriers d’invitation pour le marché, modification de la date limite de réponse fixée au 31/05/2014  (ok fait par courrier et mails pour certains)
  • Patrick modifie la maquette de l’affiche et me la renvoie.
  • Contacter les voyagistes Maisonneuve, Carrefour … pour obtenir une ristourne
  • Rencontrer tous les commerçants pour les encarts publicitaires et demande point de vente.
  • Babeth (MCM et AGRI SUD EST) //Patrick (Barbouille et Eric) // Christophe (MMA) // Vivianne (Jérôme) //Nelly (LDC, Nadine + Le garage) //Noémie (René Philippe PROTIERE) // Sophie (BM COIFF, Caisse d’épargne, Karine la fleuriste, + les jardins du St Rigaud)

Reste le boucher, la boulangerie, la pharmacie. (moi)

  • Trouver un  autre animateur (devis) Marcel et moi avons contacté Sébastien Chevrot en attente devis (à prévoir haut-parleur de rue et cablage en plus de la « façade », tarif qui dépendra jusqu’où le marché va s’étendre.

Babeth se renseigne de son côté (location matériel + animateur), Bernadette également

Une décision doit être prise rapidement à la prochaine réunion

  • Devis pour structure gonflable (en attente d’une réponse de Bernadette)
  • Etablir un règlement du jeu (j’attends vos infos à ce sujet)
  • Lancer les impressions tickets tombola et affiches

 e propose également que l’on fasse imprimer des tee-shirts Classe en 9 pour les organisateurs  du Loto bouse. 

 2)    Préparation de la  demi-décade :

Les invitations sont envoyées ou distribuées.

Babeth est passée à la maison du Col de Crie, la salle est réservée en cas de mauvais temps. Une copie du règlement intérieur à respecter lui a été remise.

Liste des tâches à effectuer :

  • Marcel s’occupe de faire la demande pour le stationnement, parking dans le pré en face.

Une prochaine réunion est donc fixée au Dimanche 6 avril 2014 à 10h salle du RDC.

 

Sophie DUSSUD