réunion du 15/03/2014
Réunion du Samedi 15 Mars 2014 à 18h à Monsols
Le 15 mars 2014 à 18h30, la réunion débute sous la présidence de Mme Sophie DUSSUD, en présence de :
Mr Marcel DESCHAMPS (vice-président), Mme Nelly LAURENT(Secrétaire), Mr Patrick FRANCON (adjoint secrétaire), Mr Christophe LARGE (trésorier), Mme Elisabeth JACQUET, Mme Simone CHARNAY, Mme Annie JAFFRE, Mme Vivianne VERE
1) Préparation du loto bouse le 7 septembre 2014 :
Christophe a officialisé la demande d’autorisation à la mairie pour le prêt du stade de foot de Monsols. Nous avons reçu l’accord écrit de la Mairie.
Il a également fait une liste de producteurs
Point sur les assureurs, nous retenons notre ancien assureur, moins coûteux et moins de contraintes administratives. Coût 110€
ANIMATIONS
Après une discussion sur les frais élevés de ce poste, il nous parait indispensable de confier ce travail à une personne ayant une expérience d’animation de « foire », pour ne pas compromettre la pub de notre 1er loto bouse.
Nous devons prendre une décision rapidement, pour réserver quelqu’un à la prochaine réunion
Pas d’autres pistes … à creuser
JEUX :
Bernadette doit nous donner les tarifs de la location qu’elle connaît, livraison installation et 1 personne sur place pour gérer.
Il faudra prévoir de l’électricité pour cette animation.
COMMUNICATION + Billets de tombola :
Patrick nous présente la maquette qu’il a réalisée.
Devis déjà effectués :
DG PROMO à Belleville
BUREAUTIQUE 71 à Macon
Présentation de ma maquette pour les tickets de tombola :
Organisateur, date et lieu du loto bouse, prix du ticket et les 3 lots seront imprimés sur les tickets.
Présentation du programme informatique pour effectuer le tirage aléatoire des tickets pour les affecter sur un tableau.
La vente des tickets devra être arrêtée ½ heure à 45 min avant le début de la manifestation, pour aller imprimer et venir mettre en place les différents tableaux
DEPOT DES AFFICHES et POINT DE VENTE DES TICKETS DE TOMBOLA :
Tous les commerçants de Monsols sont à démarcher pour
1) Obtenir des encarts publicitaires, carte de visite avec règlement à récupérer rapidement pour transmettre à l’imprimeur.
2) déposer une affiche et proposer un point de vente (dépôt de carnets de tickets de tombola).
POINT SUR LES IDEES DES 3 LOTS A RETENIR :
Voyage, télévision, home-cinéma, tablette tactile, vol en mongolfière, baptême en hélicoptère, stage pilotage.
Après vote, nous avons opté pour :
1 er lot : Un bon pour un voyage d’une valeur de 1000€
2ème lot : Une télévision écran plat (valeur maxi 500€)
3ème lot : Un bon pour un baptême en hélicoptère (valeur maxi 300€)
Liste des tâches à effectuer pour la prochaine réunion :
- Nelly et moi envoyons les courriers d’invitation pour le marché, modification de la date limite de réponse fixée au 31/05/2014 (ok fait par courrier et mails pour certains)
- Patrick modifie la maquette de l’affiche et me la renvoie.
- Contacter les voyagistes Maisonneuve, Carrefour … pour obtenir une ristourne
- Rencontrer tous les commerçants pour les encarts publicitaires et demande point de vente.
- Babeth (MCM et AGRI SUD EST) //Patrick (Barbouille et Eric) // Christophe (MMA) // Vivianne (Jérôme) //Nelly (LDC, Nadine + Le garage) //Noémie (René Philippe PROTIERE) // Sophie (BM COIFF, Caisse d’épargne, Karine la fleuriste, + les jardins du St Rigaud)
Reste le boucher, la boulangerie, la pharmacie. (moi)
- Trouver un autre animateur (devis) Marcel et moi avons contacté Sébastien Chevrot en attente devis (à prévoir haut-parleur de rue et cablage en plus de la « façade », tarif qui dépendra jusqu’où le marché va s’étendre.
Babeth se renseigne de son côté (location matériel + animateur), Bernadette également
Une décision doit être prise rapidement à la prochaine réunion
- Devis pour structure gonflable (en attente d’une réponse de Bernadette)
- Etablir un règlement du jeu (j’attends vos infos à ce sujet)
- Lancer les impressions tickets tombola et affiches
e propose également que l’on fasse imprimer des tee-shirts Classe en 9 pour les organisateurs du Loto bouse.
2) Préparation de la demi-décade :
Les invitations sont envoyées ou distribuées.
Babeth est passée à la maison du Col de Crie, la salle est réservée en cas de mauvais temps. Une copie du règlement intérieur à respecter lui a été remise.
Liste des tâches à effectuer :
- Marcel s’occupe de faire la demande pour le stationnement, parking dans le pré en face.
Une prochaine réunion est donc fixée au Dimanche 6 avril 2014 à 10h salle du RDC.
Sophie DUSSUD