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Compte-rendu du 27/06/2014

Compte-rendu réunion du 27 juin 2014

Réunion du Vendredi 27 juin à Belleville

 

Personnes présentes : Mme Sophie DUSSUD (présidente), Mr Marcel DESCHAMPS (vice-président), Mme Nelly LAURENT(Secrétaire), Mr Patrick FRANCON (adjoint secrétaire), Mr Christophe LARGE (trésorier), Mr Régis VERCHERE(trésorier adjoint), Mme Bernadette DUSSAUGE, Mr Pascal BARRAT-FOULON, Mr Eric GAUDET, Mlle Noémie PROTIERE, Mlle Gaëlle BERGERON, Mr Thierry MICHEL, Mme Véronique THOMAS

 

Ordre du jour :

Résumé de la réunion du bureau élargi, le 11 juin chez notre secrétaire, pour prises de décisions diverses :

Choix des lots :

Pour le vol en hélico, Hélitravaux à Charnay les Macon (utilisé par les pompiers). Nous retenons le parcours de la route des vins (20 min de vol pour 2 personnes 230€). Sophie s’occupera de la réservation. 

Pour le voyage, nous retenons Maisonneuve à Belleville (Patrick s’occupera d’aller chercher le bon de voyage de 1000€)

Pour l’écran TV, entre 400 et 500€, nous attendons les soldes.

Point sur la recherche d’artisans et producteurs pour notre marché : 3 inscriptions et 2 ou 3 en attente. Action à mener :

En pièce jointe tracts à distribuer  pour les producteurs/artisans avec formulaire d’inscription sur les marchés ou manifestations ci-dessous :

  • Marché artisanal et producteurs  à TRADES le 29/06 de 9h à 18h

(vide grenier, conteuse, musiciens…) 

  • Marché nocturne  produits artisanaux et fermiers à Beaujeu le 11/07 DE 21H à 00H
  • Marché aux chandelles à Matour le 19/07 à 17h30
  • 5ème fête gourmande et artisanale le dimanche 15/06 à Bergesserin de 10h à 18h ACRO’BATH
  • Pause gourmande col des Echarmeaux le 19 ou 20/07  (le 19/07 de 14h à 21h et le 20 de 10h à 19h)

1)    Point sur les marchés et lots

2)     Distribution des tracts, affiches, carnets de tickets et des tâches de chacun.

3)     Organisation des différents postes à tenir pour le loto bouse

 Répartition des personnes sur ces postes.

4)     Prise de décision pour la commande des tee-shirts classe en 9

5)     Actions restantes à mener

6)    Décisions pour la réservation de la bière pression + différentes ventes en restauration et tarifs

7)    Point sur les ventes et retour des tickets de tombola

8)    Adresse du blog de la classe en 9

 

 

1)    Point sur les marchés et lots

 

Peu d’inscriptions (8 participants)

       répartition des marchés Nelly, Elisabeth et Sophie :

Nelly :   Trades et Beaujeu

Elisabeth : Matour

Sophie : Pause gourmande col des Echarmeaux et 5ème fête gourmande et artisanale à Bergesserin

       Pour le lot écran TV, début juillet Patrick et Christophe profiteront des soldes pour l’acheter.(fait)

 

2)    Affichages et distributions des tracts durant l’été :

 

Nelly : Régnié / Matour / Cercié / St Pierre / Clermain

Gaëlle : Trades / Hameau du vin / Super U à Prissé / Vergisson (ball trap) /Pierreclos /

Avenas /Davaillé

Noémie : St Jacques (Auberge, mairie) / Col de Crie / Tramayes/ Ouroux (cochon grillé)

Bernadette : Denicé/ Lacenas /St Julien

Régis : St Igny / Propières / St Clément /St Bonnet /Aigueperse/les Ardillats /les Dépôts

Véronique : Chénelette/ Villefranche

Patrick : Belleville/St Etienne des oullières

Christophe : La clayette/Montmelard/Ecole de Musique /Varennes

 

Pour le balisage au rond-point de Monsols  Régis s’en occupe, ainsi que la création de notre vache pour le Col de Crie. (En lien avec MDR pour les normes imposées)

Affichage le long de la route après autorisations demandées, 15jrs  à 3 semaines avant le loto

 

Liste des tâches à effectuer sur ce point :

       Nelly et Patrick, courrier pour les demandes d’autorisations d’affichage sur la voie publique.

 

3)    Différents postes à tenir :

 

Définir un responsable pour :

 

Postes

RESPONSABLES

EQUIPES

L’arbitrage

Marcel Deschamps

 

Traçage du terrain

Pascal Barrat-Foulon

Christophe, Eric , Patrick

Marché Producteurs/artisans

Régis Verchère

 

Table de marque

 

 

Jeux pour enfants

Noémie Protière

 

Buvette

Sophie DUSSUD

Gaëlle +

Restauration

Nelly LAURENT

VéroniqueTHOMAS +

Barbecue

Patrick Francon et   Christophe Large

 

 

Pour l’organisation du loto bouse, sont disponibles :

Le samedi 6 et dimanche 7 :

Annie, Simone, Cyril, Christophe, Patrick, Pascal, Thierry, Régis, Marcel, Eric, Nelly, 

Le dimanche 7 :

Noémie, Gaëlle, Véronique

Nous avons besoin de toutes personnes disponibles, merci de me contacter par mail ou téléphone.

 

4)    Commande de tee-shirts pour les membres organisateurs du loto bouse

 

Suite aux différentes recherches, nous ne retenons pas

  • GLF (logo trop petit sur la poitrine)
  • L’imprimeur (reste trop coûteux)
  • Décathlon un peu cher également si on mélange texte + chiffre

 

Reste la solution du Flocage sur tee-shirt

 

Liste des tâches à effectuer sur ce point :

       Gaëlle se propose pour la réalisation du flocage sur les tee-shirts (tarif correct), s’occupe d’acheter les différents tee-shirts : couleur choisie : vert intense.

Liste des personnes pour le moment :

Christophe, Patrick, Eric, Régis, Pascal, Marcel, Thierry,  + Cyril, René

Babeth, Véronique, Nelly, Noémie, Gaëlle, Bernadette, Sophie + Vivianne, Annie, Simone,

Mme Hervé, Séverine, Mme Mercier, Mme Edouard, Mme Dejean, Mme DUCROS

Prévoir un peu plus.

 

5)    Actions restantes à mener :

 

  • Marcel s’occupe des différentes demandes à la Mairie : les barrières de sécurité (quantité 20), les tables (15), clés du stade + vestiaire, cafetière. Voir avec Roger Braillon pour le frigo, congélateur
  • Elisabeth pour la friteuse des pompiers
  • Régis pour la friteuse et machine à hot dog
  • Patrick pour la traceuse + machine à hot dog (sinon voir avec Noémie)
  • Bernadette voir pour les tarifs Promocash (barquettes frites, assiettes, essuie-tout, café
  • Voir VHB (Natacha pour le prêt du jeu de la grenouille ?)
  • Rdv avec l’animateur cet été sur le site (sophie + …)

 

6)    Décisions pour la réservation de la bière pression + différentes ventes en restauration et tarifs

  • Suite devis par Jérôme mon voisin :

Fût de 30L, + gobelets + prêt Barnum, livré chez moi.

Nous retenons  en bière : Amstel à 95€, gobelets 20cl quantité minimum 10 fûts, affiner la commande 1 semaine avant suivant la météo.

  • Ventes sur place : verre de vin, canette, sandwich, hot dog, barbecue (saucisses, merguez), gâteaux (à confectionner par les amicalistes), glaces selon le temps.

Demander le colis LDC (pour notre restauration), ajuster chez le boucher ce qui nous manque ; Pain chez le boulanger, canettes, vins et autres chez Nadine.

  • Tarifs :

Canette : 1.5€

Verre de vin 1€ (0.80)

Gâteau : 1€

Pour prochaine réunion établir tous les tarifs

Prévoir un tarif pour un menu (boisson, frites, dessert).

 

Liste des tâches à effectuer sur ce point :

       Commande colis LDC (Nelly)

       Réservation Fûts de bière (Sophie)

       Mail pour confection gâteaux (qui fait quoi) (Sophie)

       Différentes commandes chez les commerçants

       Achats des accessoires (barquettes, assiettes, gobelets …)

 

7)    Point sur les ventes et retour des tickets de tombola

Il est important de me faire passer au plus vite, tout carnet entier de tickets vendus avec le règlement correspondant. Il est trop compliqué de gérer des règlements sur 2 carnets commencés.

Les règlements sont nécessaires pour l’achat des lots.

Rappel, les souches de vos carnets doivent être saisies sur mon programme informatique pour l’affectation des cases sur le terrain. (Voir exemple du fichier testé en pièce jointe).

Le jour même il y aura bien assez à faire sur place, pour ensuite lancer les impressions du terrain quadrillé.

 

57 Carnets de 25 tickets ont été distribués soit 1425 tickets pour 4275€.

Pour le moment 5 carnets vendus en retour soit 375€

 

8)    Blog de la classe en 9

Une erreur  dans un mail précédent s’est glissée :

L’adresse est :

http://classeen9monsols.e-monsite.com

 

Vous trouverez en pièces jointes un état des inscriptions au 20/07 (11 participants), il faudrait trouver des producteurs, pas un seul inscrit. Je suis allée à la pause gourmande ce dimanche matin à 10h30.

Plus personne, en raison des orages, c’était annulé le dimanche, Elisabeth a démarché à Matour

3 exposants intéressés (céramique parfumée, déco textile et bijoux), et elle a récupéré d’autres cartes, à démarcher par mail.

 

Prochaine et Dernière réunion avant le loto bouse, le vendredi 29 août chez Christophe à 19h

Merci de prévenir par mail ou téléphone, pour savoir qui vient, et dire ce que chacun apporte pour manger.

 

A très bientôt, bonnes vacances.

 

Sophie DUSSUD

Commentaires (1)

mouneron
  • 1. mouneron | 12/10/2014
Bonjour,
en parallèle de l'organisation de notre Comice agricole à St Pierre de Chandieu (69) en 09/2015, notre association souhaiterait organiser un loto bouse.

Avant de nous lancer dans cette aventure, vous serait-il possible de me donner des informations complémentaires sur l'organisation de cette manifestation ?

Je suis preneur de toute information (règlement, organisation à prévoir), conseils et mises en garde éventuelles !

Vous remerciant par avance.
Gilles MOUNERON

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